Quand un Google Form
en changement de couleur
fait office de CRM.

Le diagnostic

Le rachat familial a réussi. L'équipe est en place. Les techniciens savent ce qu'ils font. Mais l'organisation porte encore les habitudes des années 90, avec une couche de Google Workspace par-dessus. Le suivi des appels entrants se fait dans un Google Form : on enregistre la demande, on consulte le tableau, on change la couleur d'une ligne pour indiquer qu'on s'en est occupé. Pas de notification. Pas de traçabilité. Pas d'historique.

La saisie comptable est entièrement manuelle dans SAGE — factures fournisseurs, pointage des encaissements ligne par ligne sur le relevé bancaire, échéancier Excel tenu à part. Le rapprochement bancaire mensuel mobilise plusieurs jours. Et la base client — riche, fidèle, jamais sollicitée — dort.

Le plus marquant : aucune démarche de relance pour proposer un contrat d'entretien à un client après une installation. Une opportunité commerciale annuelle, multipliée par 35 ans d'historique, perdue.

Appels entrants poussés, plus aspirés

Premier chantier : remplacement du suivi-par-couleur par un scénario n8n qui notifie automatiquement la personne concernée (par mail ou SMS Twilio), met à jour le tableau, et déclenche une alerte si la demande n'est pas traitée dans le délai prévu.

Le coût technique est dérisoire. L'effet organisationnel est immédiat : plus de mail qui dort dans une boîte générique pendant 48 heures parce que personne ne l'a vu.

Comptabilité, OCR et rapprochement

Un outil OCR comptable (Libeo, Regate ou Dext, à valider selon la compatibilité avec SAGE) lit les factures fournisseurs, extrait les données, propose l'écriture comptable. Le rapprochement bancaire devient semi-automatique. L'assistante valide les anomalies — elle ne saisit plus.

Plusieurs jours par mois libérés sur la fonction administrative.

Le levier commercial du contrat d'entretien à J+365

Le chantier le plus rentable de la liste — et le plus simple. Un export des chantiers achevés depuis OBAT ou Service9000 alimente une base. Brevo déclenche, à J+365 jour pour jour, un mail personnalisé proposant un contrat d'entretien adapté à l'installation réalisée. ChatGPT génère le contenu personnalisé.

Sur une base de plusieurs centaines d'installations annuelles, la conversion attendue justifie le projet entier. Revenu récurrent, fidélisation client, charge zéro.

Mémoires techniques assistés et campagnes ciblées

Deux chantiers complémentaires : ChatGPT pour la rédaction des mémoires techniques d'AO à partir d'une base documentaire constituée projet après projet, et Brevo pour des campagnes ciblées sur la base client (segmentation par type d'équipement, par zone, par usage), avec contenus générés et personnalisés par IA.

Stock, site internet, données

Trois sujets à plus long terme : gestion de stock par QR codes (application mobile, scan, mise à jour temps réel), refonte du site internet vétuste avec connexion Brevo + Google Analytics, et formalisation d'une politique de gestion des données — RGPD, archivage, droits d'accès.

Gains projetés de la feuille de route

Les chiffres ci-dessous sont des projections, établies à partir des volumes réels observés pendant l'audit et de bilans comparables sur d'autres missions Altos. Ils sont à confirmer lors du déploiement effectif des chantiers.

Aucun de ces chantiers ne nécessite de remplacer les outils métiers en place. Tous se branchent en parallèle, via n8n, à partir des données et applicatifs existants. L'objectif n'est jamais la transformation digitale — c'est la libération du temps utile.