Le diagnostic
Une maison ancrée, une production maîtrisée, une présence omnicanale. Et un quotidien d'administration des ventes qui croule sous les saisies manuelles. Les commandes BtoB arrivent par mail (PDF de bons, fichiers Excel, mails en texte libre) et sont ressaisies dans Sage, une à une. Une commande BtoB = 4 à 6 minutes de saisie. Multiplié par 80 commandes/semaine, c'est 5 à 8 heures qui partent dans la frappe.
Le suivi des expéditions est cassé : l'outil interfacé avec Sage ne fait pas remonter les statuts transporteur. Quand un client rappelle pour savoir où en est sa commande, l'ADV ouvre le site du transporteur, copie le numéro de suivi, attend la mise à jour, rappelle. Multiplié par toutes les sollicitations de fin d'année, c'est un poste qui craque chaque saison.
Côté marketing, le constat le plus frappant : 30 000 clients fidèles, un programme de fidélisation actif, et une seule newsletter par an. La base client dort.
Profil de la structure (anonymisé)
- Activité
- Fabrication intégrée + multicanal (boutique, catalogue, web, BtoB, revendeurs)
- Équipe
- 40 sal. courant, 60–70 en saison — Noël/Pâques pics de production
- Implantation
- Site principal nouveau (2022), site historique conservé (magasin)
- Outils métier
- Sage (V6 → V12 en cours), SATELIX (expédition), LEOGES (caisse), MyReport, PrestaShop
- Force commerciale
- 11 commerciaux + multicartes, réseau revendeurs national
- Année de l'audit
- 2026
Commandes BtoB capturées, plus retapées
La migration Sage V12 est une fenêtre rare. Premier chantier : un scénario n8n qui lit les mails de commande dans Outlook, ChatGPT extrait les informations utiles (client, produits, quantités, conditions), structure les données dans le format d'import attendu par Sage V12 (API si disponible, sinon CSV conforme), et propose la commande à l'ADV pour validation.
Gain projeté : 5 minutes → 1 minute par commande BtoB. En saison, ce sont 25 à 40 heures par mois récupérées sur l'équipe ADV — précisément au moment où elle craque.
Suivi expéditions centralisé
Deuxième chantier, à fort impact sur la qualité de service : un tableau de suivi qui agrège les statuts transporteurs en quasi-temps réel. Quand un client appelle, l'ADV a la réponse en une seconde — sans aller sur trois sites différents. Et, en bonus, des notifications automatiques au client sur les étapes clés (en route, livré).
Marketing relationnel B2C activé
Le chantier à plus fort levier commercial : sortir la base client du sommeil. Segmentation (acheteurs récurrents, primo-clients, abandonnistes, clients premium), scénarios automatisés (anniversaire, temps forts Noël/Pâques, recommandation produit selon historique, relance saisonnière), génération de contenus assistée par IA, validation humaine systématique avant envoi.
Sur une base de 30 000 contacts, un seul scénario "anniversaire + offre fidélité" suffit à justifier le projet entier.
Bons de préparation, enfin numériques
Petit chantier opérationnel, gros effet ressenti : remplacement du circuit papier des bons de préparation (impression, dépôt sur bureau, transmission physique entre services) par un tableau partagé numérique avec statuts, notifications, historique. Fini les bons perdus, les manipulations, les "je l'ai mis sur ton bureau ce matin".
On a 75 ans, on a 30 000 clients qui aiment notre marque, et on les contacte une fois par an. Là, on perd du temps avec la papeterie.
Gains projetés de la feuille de route
Les chiffres ci-dessous sont des projections, établies à partir des volumes réels observés pendant l'audit et de bilans comparables sur d'autres missions Altos. Ils sont à confirmer lors du déploiement effectif des chantiers.
Indicateurs clés — projections audit
Aucun de ces chantiers ne nécessite de remplacer les outils métiers en place. Tous se branchent en parallèle, via n8n, à partir des données et applicatifs existants. L'objectif n'est jamais la transformation digitale — c'est la libération du temps utile.