Comment automatiser une agence événementielle avec l'IA ?
Pour cette agence B2B de 23 collaborateurs, la feuille de route conserve Notion et le fichier Excel de chiffrage. Elle automatise la qualification des demandes, structure les briefs et comptes rendus, puis synchronise les données utiles sans retirer la validation aux chefs de projet.
- Constat observé
- Ressaisies entre Excel et Notion, briefs manuels et mémoire fournisseurs dispersée.
- Solution proposée
- Assistant IA pour briefs et comptes rendus, workflow n8n et connexion du FRA à Notion.
- Gain projeté
- Environ 70 % de temps en moins sur les comptes rendus, à confirmer après déploiement.
Le diagnostic
Pour une PME de services événementiels, le socle digital est avancé. Notion centralise déjà clients, fournisseurs, projets, tâches, comptes rendus, procédures, démarches RSE. Office 365, Harvest, Spendesk, Eurecia, EBP couvrent les fonctions support. ChatGPT, Claude, Freepik sont déjà utilisés.
Et pourtant, à chaque projet, les chefs de projet refont les mêmes manipulations. Le FRA — fichier de chiffrage Excel — est central, mais les données qu'il contient sont ressaisies dans Notion pour le suivi de marge. Les retours fournisseurs ne sont pas historisés. Les briefs sont pris en notes à la main. Les premières versions de propositions commerciales mobilisent des heures de rédaction avant que la création prenne le relais.
Le diagnostic est limpide : les outils existent, le problème est dans les coutures. Et la créativité de l'agence — qui est son vrai actif — est mangée par la coordination.
Profil de la structure (anonymisé)
- Activité
- Agence événementielle B2B (séminaires, CODIR, voyages, club d'affaires)
- Équipe
- 23 collaborateurs — 12 chefs de projet, création, opérations, commerce
- Périmètre
- Occitanie (60 % activité) + ensemble du territoire FR
- Outils en place
- Notion (central), Office 365, Harvest, Spendesk, Eurecia, EBP, ChatGPT, Claude, Freepik
- Certification
- ISO 20121 (événementiel responsable, janvier 2025)
- Année de l'audit
- 2026
Qualifier les demandes avant de les attribuer
Les demandes prospects arrivent par cinq canaux. La directrice commerciale qualifie, attribue, dispatche. Premier chantier : un scénario n8n qui transforme chaque demande entrante en fiche opportunité Notion, avec synthèse IA du besoin, identification du type d'événement, points à clarifier, première estimation de complexité.
La directrice commerciale ne perd plus de temps à retaper. Elle valide, ajuste, attribue.
Briefs et comptes rendus, assistés
Deuxième chantier, transversal : un assistant IA pour les briefs client, les réunions de lancement et les comptes rendus projet. Dans le scénario proposé, Teams transcrirait, ChatGPT structurerait les enjeux, contraintes, prochaines étapes et responsabilités, puis les actions remonteraient dans Notion.
Gain projeté : ~70 % de temps gagné sur la production des CR. Un bénéfice secondaire attendu est d'accélérer l'intégration des alternants grâce à des méthodes homogénéisées.
Le FRA parle à Notion
Le FRA reste l'outil de chiffrage. Personne ne propose de le remplacer. Dans le scénario proposé, ses données clés — CA, marge, statut, version, acompte, typologie de prestation — seraient extraites automatiquement par Make pour alimenter Notion. Le reporting de direction pourrait alors être actualisé sans ressaisie.
Power BI vient compléter le dispositif pour les analyses transverses : marges par typologie, charge par chef de projet, alertes budgétaires.
Une base fournisseurs augmentée
L'agence dispose d'une mémoire fournisseurs énorme — devis reçus, échanges mails, appréciations terrain. Aucune n'est structurée. Un dernier chantier transforme Notion en base fournisseurs augmentée : fiche par prestataire, historique des devis, critères RSE (cohérent avec ISO 20121), retours d'expérience datés. L'IA propose les shortlists selon les critères projet.
Ce n'est plus un carnet d'adresses. C'est un actif stratégique.
Nos chefs de projet sont des couteaux suisses. On ne va pas leur enlever la créativité — on va leur enlever la couche administrative.
Gains projetés de la feuille de route
Les chiffres ci-dessous sont des projections, établies à partir des volumes réels observés pendant l'audit et de bilans comparables sur d'autres missions Altos. Ils sont à confirmer lors du déploiement effectif des chantiers.
Indicateurs clés — projections audit
Aucun de ces chantiers ne nécessite de remplacer les outils métiers en place. Tous se branchent en parallèle, via n8n, à partir des données et applicatifs existants. L'objectif n'est jamais la transformation digitale — c'est la libération du temps utile.